Organisationseinstellungen

Hier finden sie alle Informationen bezüglich Veranstaltungen. Einen kurzen Überblick finden Sie unten aufgelistet:

Überblick

Hier finden sie alle Informationen und Einstellungen bezüglich ihres Accounts, des Datenmanagements, der Nutzer und Ihrer Kontaktdatenfelder.

Aufrufen der Organisationseinstellungen

Über das Dashboard können Sie die Organisationseinstellungen aufrufen. Dazu müssen Sie einen Mausklick auf das Zahnrad in der blauen Zeile im oberen rechten Bereich durchführen.

Accounteinstellungen

Die Accounteinstellungen legen das interne Erscheinungsbild fest. Zusätzlich geben Sie die Accountinformationen und einen Ansprechpartner wieder. Zudem kann das aktuelle Paket eingesehen werden.


Achtung! Es muss immer ein Ansprechpartner definiert sein. Bei Ihnen ist dieser standardmäßig System Mails, OID@kfw-event.de, 49-162-5552-880.


Wichtig! Sollten Sie Ihren Namen ändern, so lassen sie "(KfW)" bitte stehen, oder fügen Sie es zu Ihrem Namen hinzu.


Datenmanagement

Im Datenmanagement wird der Umgang mit sensiblen Daten geregelt. Sollten Sie bereits eigene Kontaktdaten importiert haben, so können Sie festlegen, ob diese Daten durch Buchungs- oder Teilnehmerdaten ergänzt werden können.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob personenbezogene Daten nach der Veranstaltung gelöscht werden sollen. Aktivieren Sie diese Option, so erhalten Sie die Möglichkeit den Zeitraum der Löschung vorzulegen.


Achtung! Standardmäßig ist die Löschung der personenbezogenen Daten aktiviert und findet 180 Tage nach dem Veranstaltungsende statt.

Nutzer

In den Nutzereinstellungen, können Sie verwalten, welche Personen Zugang zu ihrer Veranstaltung und den damit verbundenen personenbezogenen Daten haben.

Über "+ Neue Nutzer einladen" können Sie neue Personen hinzufügen. Sie müssen lediglich in dem erscheinenden Pop-Up Fenster die E-Mail Adresse eingeben und die Roller vergeben.

Über die rote Mülltonne am rechten Rand können Sie Personen den Zugriff zu ihrer Organisation/Veranstaltung entziehen.

Zusätzlich können Sie, sofern Sie über die notwendigen Rechte verfügen, die Rollen über das Dropdown-Menü in der zweiten Spalte nachträglich bearbeiten.


Nutzerrollen:

  • Administrator (Bezeichnung in doo) = Veranstaltungs Owner
  • Veranstaltungsmanager (Bezeichnung in doo) = Bearbeiter (Extern)
  • Buchungsassistent (Bezeichnung in doo) = Check-In
  • Nur Leserechte (Bezeichnung in doo) = Leser


Achtung! Ein Zugriffsentzug für einzelne Veranstaltungen macht zuvor heruntergeladene personenbezogene Daten nicht unbrauchbar.

Kontaktdatenfelder

Über die Kontaktdatenfelder werden personenbezogene Daten abgefragt und entsprechend ihres Datenfeldtyps abgespeichert. Standardmäßig werden 12 Daten abgefragt, diese sind für die personalisierte Eventkommunikation notwendig. Dabei handelt es sich jedoch nicht um Pflichtfelder.

Um ein neues Datenfeld anzulegen, müssen Sie auf "+ Neues Datenfeld anlegen" klicken. Anschließend öffnet sich ein Pop-Up, in dem Sie den Namen des Kontaktdatenfeldes angeben müssen und anschließend den Typ.

Individuelle Angaben auf zusätzliche Fragen im Buchungsprozess können mit Datenfeldern verknüpft werden.


Datenfeldertypen:

  • Freitext kurz: Bietet Platz für ca. 130 Zeichen
  • Freitext lang: Bietet Platz für mehr als 130 Zeichen
  • Auswahlliste: Bietet eine Auswahlmöglichkeit aus einem individuellen Dropdown-Menü
  • Checkbox: Liefert den Wert wahr oder falsch
  • Datei: Speichert eine Datei und gibt den Link wieder.
  • Telefonnummer: Speziell für Telefonnummern geeignet.
  • Datum: Gibt ein Datum an.


Achtung! Die Bezeichnung der Datenfelder muss eindeutig sein, daher können keine Bezeichnungen doppelt vergeben werden.